Timemanagement: Stel prioriteiten met het Eisenhowerprincipe

In dit artikel geef ik je inzicht in een veel gebruikt model binnen timemanagement: het Eisenhower principe, of zoals Stephen Covey het noemt: de tijdmanagement matrix. Leer prioriteiten stellen!

Het Eisenhower principe

Volgens het Eisenhower principe (ja inderdaad, genoemd naar de beroemde generaal) kun je je taken indelen op basis van belangrijkheid en op basis van urgentie.

Urgente taken dwingen tot directe actie; ze moeten nú worden uitgevoerd, want anders …. (lopen er zeer belangrijke zaken in de soep). Veel mensen laten hun tijdbesteding bepalen door deze urgente zaken. Zo worden ze een soort brandweerman of –vrouw die van het ene brandje naar het andere brandje rent.

Opleiding Coachend Leiderschap

Haal het beste uit je team, medewerkers en jezelf als manager

Je neemt je persoonlijk leiderschap als manager stevig onder de loep, ontwikkelt je coachingscompetenties en leert hoe je systemisch kunt interveniëren binnen de groepsdynamiek van je team.

Bekijk de Opleiding Coachend Leiderschap

Belangrijke taken hebben te maken met resultaten. Als iets belangrijk is, draagt het – in de woorden van Stephen Covey – bij aan jouw levenstaak, je waarden en je voornaamste doelstellingen.

Iemand die alleen maar brandjes blust, komt hier niet aan toe. Dit levert meestal op langere termijn een gevoel van ontevredenheid op, evenals middelmatige resultaten.

Tijdmanagement matrix

In de tijdmanagement matrix worden beide aspecten gecombineerd, waardoor vier kwadranten ontstaan:

Geef jezelf sturing

Veel mensen laten hun agenda bepalen door kwadrant I-activiteiten, en in mindere mate door kwadrant III- en IV-taken. De essentie van effectief timemanagement is dat je vanuit jezelf sturing geeft aan jouw tijdbesteding en voldoende tijd neemt voor kwadrant II-activiteiten. Zo besteed je jouw tijd en energie aan taken die er voor jou persoonlijk wezenlijk toe doen en lever je een zinvolle bijdrage aan jouw organisatie.

Zinvolle vragen die je helpen met prioriteiten stellen

Wanneer je het gevoel hebt dat er te veel taken op je bordje liggen, neem dan een half uur de tijd om stil te staan bij de volgende vragen:

• Wat moet er volgens jou nog afgehandeld worden (bijvoorbeeld voor het einde van het jaar)?
• Schrijf alle klussen in je persoonlijke tijdmanagementmatrix; plaats ze uiteraard in het juiste kwadrant.
• Plan voor de kwadrant II-activiteiten tijdsblokken van twee uur om hier gericht aan te werken (en laat hier niets tussen komen!).
• Onderzoek bij de kwadrant I-activiteiten kritisch of deze echt door jou (alleen) uitgevoerd moeten worden.
• Kun je het je permitteren om de kwadrant III-activiteiten een keer niet uit te voeren of ze te delegeren aan anderen?
• Durf je de kwadrant IV-activiteiten te schrappen, zodat je je kan focussen op wat écht belangrijk is?

Meer over Communicatie / Persoonlijk leiderschap

Nieuwsgierig naar meer inspiratie, kennis en praktische handvatten voor Communicatie / persoonlijk leiderschap? Lees dan:

• Onderhandelen met 5 Vuistregels van Harvard Methode
• Persoonlijk leiderschap in tijden van recessie
• Proactief handelen op de werkvloer

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste blogs, tips en artikelen op onze Kennisbank voor coaches, trainers en teamcoaches.

Toolbox voor coaches, trainer en teamcoaches

Meer tools vind je op onze kennisbank onder de Toolbox voor trainers, coaches en teamcoaches. Zoals:

• Communiceren met Ziel en Zakelijkheid
• Toolbox Intervisie
• Toolbox Coaching theorie

Opleidingen over Communicatie / persoonlijk leiderschap

Zoek je een opleiding waarin je meer leert over Communicatie / persoonlijk leiderschap? Dan kun je bij Blankestijn & Partners terecht in de opleidingen:

• Post-HBO Trainer Opleiding: Trainen met Ziel en Zakelijkheid
• Post-HBO Opleiding Trainer-Coach met Ziel en Zakelijkheid