Ben je aan het racen tegen de klok om een aantal werkzaamheden nog snel af te ronden? Dan gaat het erom dat je prioriteiten gaat stellen en keuzes gaat maken: Wat wil je dit jaar nog realiseren en wat stelt je uit tot het volgende jaar?
In dit artikel geef ik je inzicht in een veel gebruikt model binnen timemanagement: het Eisenhower principe, of zoals Stephen Covey het noemt: de tijdmanagement matrix. Leer prioriteiten stellen!
Volgens het Eisenhower principe (ja inderdaad, genoemd naar de beroemde generaal) kun je je taken indelen op basis van belangrijkheid en op basis van urgentie.
Urgente taken dwingen tot directe actie; ze moeten nú worden uitgevoerd, want anders …. (lopen er zeer belangrijke zaken in de soep). Veel mensen laten hun tijdbesteding bepalen door deze urgente zaken. Zo worden ze een soort brandweerman of –vrouw die van het ene brandje naar het andere brandje rent.
Haal het beste uit je team, medewerkers en jezelf als leidinggevende
Verdiepende en praktijkgerichte training. Je versterkt je persoonlijk leiderschap, ontwikkelt je coachingsvaardigheden, en krijgt handvatten voor teamcoaching.
Belangrijke taken hebben te maken met resultaten. Als iets belangrijk is, draagt het – in de woorden van Stephen Covey – bij aan jouw levenstaak, je waarden en je voornaamste doelstellingen.
Iemand die alleen maar brandjes blust, komt hier niet aan toe. Dit levert meestal op langere termijn een gevoel van ontevredenheid op, evenals middelmatige resultaten.
In de tijdmanagement matrix worden beide aspecten gecombineerd, waardoor vier kwadranten ontstaan:
Veel mensen laten hun agenda bepalen door kwadrant I-activiteiten, en in mindere mate door kwadrant III- en IV-taken.
De essentie van effectief timemanagement is dat je vanuit jezelf sturing geeft aan jouw tijdbesteding en voldoende tijd neemt voor kwadrant II-activiteiten. Zo besteed je jouw tijd en energie aan taken die er voor jou persoonlijk wezenlijk toe doen en lever je een zinvolle bijdrage aan jouw organisatie.
Wanneer je het gevoel hebt dat er te veel taken op je bordje liggen, neem dan een half uur de tijd om stil te staan bij de volgende vragen:
Het Eisenhowerprincipe helpt je om taken te verdelen op basis van belangrijkheid en urgentie. Daardoor weet je sneller welke werkzaamheden voorrang hebben.
Urgente taken vragen direct aandacht. Belangrijke taken dragen bij aan je doelen op de lange termijn. Niet alles wat urgent is, is ook belangrijk.
De matrix geeft overzicht en voorkomt dat je voortdurend bezig bent met brandjes blussen. Je houdt meer tijd over voor strategische werkzaamheden.
Gebruik de matrix wanneer je veel werkzaamheden hebt, moeite hebt met prioriteiten stellen of efficiënter wilt plannen.
Plan vaste tijdsblokken in je agenda voor belangrijke, maar niet urgente werkzaamheden. Zo krijgen deze taken structureel aandacht.
Trainer, opleider en specialist in opleidingen. Meer dan 35 jaar ervaring met het opleiden van coaches, trainers en teamcoaches in het ontwikkelen van professionele vaardigheden.
Nieuwsgierig naar meer inspiratie, kennis en praktische handvatten voor Communicatie / persoonlijk leiderschap? Lees dan:
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste blogs, tips en artikelen op onze Kennisbank voor coaches, trainers en teamcoaches.
Meer tools vind je op onze kennisbank onder de Toolbox voor trainers, coaches en teamcoaches. Zoals:
Zoek je een opleiding waarin je meer leert over Communicatie / persoonlijk leiderschap? Dan kun je bij Blankestijn & Partners terecht in de opleidingen:
Veel mensen associëren onderhandelen met winnen of verliezen. Hoe kun je hard zijn zonder onaardig te worden? Hoe…
Op basis van onze ervaring met loopbaanbegeleiding vind je hieronder een vijftal aandachtspunten om actief richting te geven…
In zijn boek ‘Diepgaande verandering’ introduceert Robert Quinn het begrip ‘langzaam sterven’. Langzaam sterven is de consequentie als…
Mensen zitten verschillend in elkaar, ze denken anders, reageren anders, communiceren anders. Dat maakt samenwerken leuk én lastig.…
Praat mee